Por: Alejandro Rosa

Vivimos tiempos excepcionales, desde todo punto de vista. Todas nuestras rutinas personales, familiares y laborales han cambiado drásticamente, de un día para el otro. Sin embargo, para aquellos que tenemos la fortuna de poder seguir trabajando en formato “home office”, todavía hay algunas citas que, rompiendo la monotonía de días laborales casi invariables, nos obligan a vestirnos un poco más formalmente o estar algo más atentos a si estamos peinados antes de sentarnos enfrente de la computadora. Me refiero a las reuniones de Directorio, de Comités o, inclusive, a Asambleas de Accionistas, para las que muchas compañías han adoptado el formato virtual, ante la obvia imposibilidad de realizarlas en forma presencial.

En las últimas semanas he tenido la oportunidad de participar de varias de estas reuniones y me pareció que quizás resulte interesante compartir algunas conclusiones y aprendizajes que pude extraer de esta primera experiencia.

Respecto de las Asambleas, esas reuniones suelen ser de por sí ya muy esquemáticas cuando se realizan presencialmente, con órdenes del día muy estandarizados y rígidos, procesos de votación ordenados y escaso debate de los temas tratados. Por ello diría que las cuestiones más importantes a tener en cuenta cuando se desarrollan virtualmente es contar con una plataforma estable para la conexión de los participantes, para evitar que los mismos entren y salgan por problemas tecnológicos y obliguen a contantes cuartos intermedios hasta que las personas se reincorporen, establecer de antemano protocolos para la emisión del voto, y un liderazgo ordenado y paciente del o la presidente de la Asamblea y de quien oficie de Secretario/a.

En el caso de las reuniones de Directorio y Comités, donde la interacción y el intercambio de opiniones debe ser mucho menos esquemático y favorecer a la participación de los presentes, he podido observar algunas cuestiones salientes o “tips” a tener en cuenta, que pueden ayudar a tener reuniones virtuales productivas y eficientes: 

  • El liderazgo de la reunión por parte del presidente del Directorio es crucial. Si bien es siempre importante en una reunión presencial, en un entorno virtual el Presidente debe reafirmar un rol activo como anfitrión de la reunión. Su objetivo deberá ser que la reunión fluya adecuadamente, equilibrando el tiempo asignado a las presentaciones, facilitando y fomentando la participación de los asistentes, ordenando el debate para dar lugar a las preguntas y buscando que las respuestas, ya sean propias como de otros participantes, contesten a las mismas de modo concreto. Debe ser estricto con la asignación del uso de la palabra, pero a la vez generoso de modo que todos puedan participar, y que ninguno de los presentes acapare el tiempo disponible.
  • Es indispensable establecer y acordar un protocolo para las reuniones virtuales. La interacción virtual tiene una dinámica muy diferente a la de las reuniones presenciales. Resulta muy importante ponerse de acuerdo sobre cuestiones tales como el procedimiento para el pedido de la palabra, la apertura y cierre de los micrófonos, el tiempo máximo para cada punto del orden del día, etc.. En aquellos directorios o comités muy acostumbrados a trabajar de manera estructurada, he visto que resulta efectivo mantener un bloque de tiempo para las presentaciones, y luego otro dedicado al intercambio de opiniones y conclusión.
  • El rol del Secretario del directorio adquiere gran relevancia. En el entorno virtual, la actuación del Secretario como soporte del Presidente del directorio es muy importante. En particular, en las cuestiones de organización de la reunión, y en el seguimiento y cumplimiento del protocolo acordado.
  • La preparación previa de los asistentes resulta aún más importante que en las reuniones presenciales. Si los asistentes no se preparan adecuadamente para la reunión corren el riesgo de perderse en las presentaciones, ya que estas tienden a ser más rápidas que en las reuniones presenciales, porque suele haber menos interrupciones. Es por eso que resulta primordial que analicen los temas y el material en forma previa. De lo contrario se les hará más difícil tener una participación productiva en la reunión. Además, la preparación previa ayudará a que sus intervenciones sean concretas, evitando “rodeos” o pérdidas de foco que puedan afectar la dinámica de la reunión.
  • Por último, el material para la reunión debe ser completo y suficiente, pero al mismo tiempo concreto, no excesivo, y bien estructurado. De ese modo, ayuda a que las presentaciones sean dinámicas y vayan al punto. Los monólogos extensos atentan contra la productividad de la reunión y la participación de los asistentes. Esto sucede también en las reuniones presenciales, pero resulta más pernicioso aún en las reuniones virtuales donde las interrupciones tienden a ser más esporádicas, y se corre el riesgo de que la dinámica de la reunión se haga tediosa.

Como decía al principio, nos encontramos en una época en la que, en muchos sentidos, estamos haciendo “camino al andar”. Las reuniones virtuales son una más de esas nuevas experiencias, que probablemente hayan llegado para acompañarnos por un largo tiempo. Resulta interesante que podamos compartir ideas, buenas prácticas y reflexiones para agilizar la dinámica de las reuniones y hacerlas más productivas. Al final, el objetivo es siempre el mismo, directorios y comités que constituyan verdaderos equipos de trabajo, y sean efectivos para cumplir con sus objetivos y responsabilidades.