Rol, responsabilidades y contribución de un director

El director de una sociedad anónima (genéricamente, el administrador de una sociedad comercial según la Ley 19.550) tiene una responsabilidad personal única e indelegable más allá de su cuota de responsabilidad por pertenecer a un cuerpo colegiado como es el directorio.

Dicha ley espera de cada director su conducta de “buen hombre de negocios” en la participación en el órgano de conducción colectiva que representa el directorio.

El rol del director como miembro del cuerpo colegiado con responsabilidad última por el buen gobierno de la compañía puede ser sintetizado entonces en una serie de funciones esenciales que son competencia insoslayable del directorio:

Fijación de las líneas estratégicas de la empresa.
Control de la ejecución de la estrategia.
Nombramiento y supervisión del primer nivel gerencial de la empresa.
Supervisión de la existencia de sistemas de control y específicamente el cumplimiento con el esquema general de compliance.

En un nivel más formal, se espera del director que asuma una responsabilidad personal como director individual, así como colectivamente en el directorio, en lo a:

Verificación del cumplimiento de las obligaciones legales y formales de la sociedad.
Verificación del cumplimiento de las obligaciones tributarias y provisionales de la sociedad.
Defensa del patrimonio, valor a largo plazo y perdurabilidad de la compañía.
Defensa en general de los intereses del conjunto de la compañía, más allá de los intereses estrechos de un accionista o de un grupo de accionistas.

Todo director puede preguntarse legítimamente cuál será la contribución que puede hacer a la continuidad de la empresa más allá de la defensa de los intereses comunes a los diferentes grupos de interés. Algunas respuestas:

Asegurar el cumplimiento de las funciones esenciales del directorio de la empresa.
Cumplir y hacer cumplir con sus responsabilidades formales individuales y las colectivas.
Contribuir con sus conocimientos y su experiencia en la conducción estratégica del negocio y la organización de la empresa.
Aportar ideas y contactos para expandir los negocios de la sociedad.
Asegurar la gobernanza de la empresa.
Cuidar los aspectos esenciales que impactan en la sustentabilidad de la empresa.

La presidencia del directorio

El presidente tiene una amplia variedad de responsabilidades entre las que se cuenta:

La representación institucional de la sociedad.
Su sola firma obliga a la sociedad.
La conducción del directorio.

Dentro de la conducción del directorio, el presidente tiene distintas responsabilidades específicas y funcionales:

Convocatoria a reuniones ordinaria y extraordinaria.
Preparación del orden del día.
Conducción y moderación de las reuniones.
Aceptación o rechazo de mociones de orden.
Llamado a votación de mociones de orden y de fondo.

El presidente tiene normalmente un voto al igual que todos los directores titulares. Sólo en caso de empate tiene el presidente la capacidad de desempatar con un voto adicional para producir una decisión.

La vicepresidencia del directorio

La posición de vicepresidente puede ser crucial en algunas reuniones. Si el presidente debe o quiere ausentarse de la reunión tiene tres opciones: a) buscar declarar un cuarto intermedio, lo que debe ser hecho por unanimidad; b) intentar convencer a suficientes directores de retirarse como para que no haya quórum y por lo tanto que la reunión deba esperarlos para continuar; c) delegar la presidencia en el vicepresidente para que este continúe la reunión sin él.

En este último caso, la actitud del vicepresidente es, por lo tanto crucial, y puede jugar en contra de los planes del presidente del directorio, ya que en principio se le han delegado los poderes para continuar la reunión con los plenos poderes de su presidencia.

La secretaría del directorio

En directorios numerosos y/o donde las formalidades pasan a ser claves para una gestión armoniosa del mismo, es recomendable constituir la función de la secretaría. Entre sus atributos se pueden contar:

La distribución anticipada del orden del día y de los materiales preparatorios para cada reunión.
La verificación del quórum en todo momento.
El registro y la supervisión de cada votación.
La documentación de las deliberaciones de la reunión.
La preparación de la minuta o del acta de directorio para su aprobación.

Existe en algunos directorios la figura del director secretario, es decir, uno de los miembros elegidos del cuerpo que ha sido designado para cumplir con la función de secretaría.

En ciertas empresas, la secretaría del directorio se otorga al abogado externo de la empresa o a cualquier otro profesional en quien todas las partes confíen por su probada imparcialidad y, sobre todo, por la defensa de los intereses amplios del conjunto de la empresa por encima de los intereses más estrechos de un accionista o de un grupo de accionistas.

El Síndico

La figura del síndico suele estar presente en la mayoría de las sociedades anónimas. Cumple un rol de fiscalización privada externa e independiente.

Es elegido por la Asamblea de Accionistas y ella también puede revocarle el mandato.

El cargo de síndico es personal e indelegable como el de director. Participa con voz pero sin voto de las reuniones de directorio, de comité ejecutivo y de la Asamblea, a todas las cuales debe ser citado.

Su principal atribución y deber es la fiscalización de la administración de la sociedad y del cumplimiento de la normativa, de todo tipo, vigente.

Anualmente, presenta en la Asamblea ordinaria un informe escrito y fundado sobre la situación económica y financiera de la sociedad, dictaminando sobre la memoria, inventario, balance y estado de resultados en el sentido de que reflejen o no la situación real.

Directores suplentes

Los directores suplentes en tanto tengan su condición de suplentes pueden o no asistir a una reunión de directorio. Su presencia no tendrá validez para declarar la existencia de quórum suficiente para llevar adelante una reunión. Durante las reuniones, un director suplente tiene voz, pero no tiene derecho a voto.

La ausencia o incapacidad temporal de un director titular puede dar lugar a su sustitución en una o más reuniones (en forma explícita) por un director suplente. En caso de producirse dicho reemplazo, por las reuniones en que dure dicha condición, el director suplente pasa a ejercer la condición de director titular de pleno derecho. Por lo tanto, su presencia contribuye a formar el quórum necesario para sesionar normalmente; y su voto tiene validez a la hora de aprobar o rechazar las mociones que se presenten a consideración del directorio.

La situación es completamente diferente, si un director titular renuncia. En dicho caso, uno de los directores suplentes elegidos por la Asamblea de Accionistas pasa a ocupar el cargo de director titular de pleno derecho durante el resto del mandato para el que hubiera sido elegido el director titular.

Posibilidad de contar con invitados en la reunión de directorio

Existe un amplio listado de invitados posibles a una reunión de directorio:

Gerentes que no pertenecen al directorio.
Auditores internos o externos.
Abogados externos de la compañía, de los directores o de los accionistas.
Escribanos designados por la compañía, por directores o por accionistas.
Consultores.
Representantes de accionistas (controlantes o no) que no pertenezcan al directorio, es común esta presencia en caso de que el accionista controlante sea una empresa de origen extranjero.

La propia palabra lo dice todo sobre el alcance de su presencia en las reuniones. Se trata de invitados a los que el directorio solicita explícitamente su participación en la reunión en atención a la contribución que pudieren eventualmente hacer al trabajo del directorio. No participan de la reunión con ningún derecho. No tienen, naturalmente, derecho a voto, pero tampoco tienen en el fondo derecho a voz.

Su presencia es una “concesión gratuita” del directorio en razón de que se entiende que pueden contribuir con información o testimonios (o algunas veces con opiniones respetadas) a las deliberaciones y/o decisiones de los directores. Pero si con su actitud y su conducta exceden el marco planteado a un invitado, el directorio tiene toda la autoridad para solicitarle al invitado a que se retire.

Preparación de un director para una reunión de directorio

El director debe recibir con una anticipación razonable una convocatoria formal por parte del presidente a una reunión de directorio. Dicha convocatoria debería ser acompañada por dos elementos fundamentales para su correcta preparación para la reunión:

El orden del día.
Documentos de soporte para la discusión de los diferentes puntos del orden del día.

El orden del día fija los puntos que se propone a los directores que sean tratados durante la reunión, así como la secuencia en la que serán tratados. Si bien es prerrogativa del presidente su preparación, éste puede delegarla en la secretaría del directorio, si existiera.

Es de buena práctica que los directores reciban de parte del responsable de ciertos o todos los puntos del orden del día documentación de soporte para su análisis por parte de cada director previamente a la reunión. Esto reduce el factor sorpresa durante la reunión y enriquece su funcionamiento a través de la expresión de opiniones maduradas y ponderadas sobre cada punto en función de la información circulada. Es recomendable que la presidencia o la secretaría concentren la documentación y la distribuyan con suficiente antelación a todos los directores.

Corresponde por lo tanto que cada director se prepare de manera metódica y concienzuda para asistir a cada reunión de directorio, ya que es en su transcurso que realmente se ejerce la mayor parte de sus responsabilidades y sus funciones como director.

Los mecanismos de la reunión

El funcionamiento del directorio, y toda reunión de directorio, se debe regir, en orden de supremacía, por los siguientes instrumentos:

La Ley 19.550 de Sociedades Comerciales.
El Estatuto de la sociedad.
El reglamento interno del directorio.

La constitución de una reunión de directorio debe hacerse en la medida en que se compruebe la presencia física de la mitad más uno de los directores titulares (incluyendo aquellos directores suplentes que reemplazan en forma temporaria a directores titulares).

Cuando se compruebe el quórum, el presidente dará por comenzada la reunión, la que normalmente se inicia con la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior. Los directores podrán solicitar modificaciones y/o agregados al texto presentado por la presidencia del directorio.

A continuación, se tratarán los puntos del orden del día en la secuencia que hayan sido planteados en el documento de convocatoria. Sin embargo, el directorio puede, en caso de votación unánime, resolver cambiar el orden del día e incluso agregar nuevos puntos no contemplados en la convocatoria original.

Durante las deliberaciones del directorio, puede haber dos tipos de moción: de orden y de fondo.

Las mociones de orden están relacionadas con aspectos formales que no están incluidos en el orden del día y se refieren a procedimientos:

aceptar la presencia de un director suplente con plenos poderes en caso de que reemplace a un director titular ausente o incapacitado,
iniciar o cerrar el debate,
solicitar una votación de una moción de fondo,
aceptar la presencia de un invitado,
pedirle a un invitado que se retire,
conceder o retirar la palabra a un invitado,
censurar a un director,
generar un cuarto intermedio,
suspender una reunión.

Estas mociones de orden se votarán en forma inmediata y en lo posible sin debate.

Las mociones de fondo están relacionadas con decisiones sobre cuestiones planteadas durante el debate de puntos incluidos en el orden del día.

Debe considerarse que tanto la ley 19550 de Sociedades Comerciales como el Estatuto de la sociedad pueden requerir que ciertas decisiones se tomen con quórum especial o con mayoría especial.

Las votaciones deberían ser formalmente convocadas por el presidente y convendría que fueran registradas por la secretaría del directorio. El voto de cada director podrá ser por la afirmativa, por la negativa o en abstención. La aprobación o la denegación de una moción dependerán de que la mayoría de los directores presentes voten por la positiva o la negativa.

Resulta por lo tanto muy importante la forma en que se formula una moción y de acuerdo con las circunstancias convendrá presentar mociones complejas (que abarcan varios aspectos de una cuestión o incluso varias cuestiones) o simples (que tocan un solo especto de una cuestión).

Debe tenerse en cuenta que las reuniones pueden pasar a cuarto intermedio de manera oficial sólo si existiese unanimidad de los directores presentes, y que sólo se pueden declarar como una moción de orden.

Es de buena práctica que la presidencia o la secretaría del directorio mantengan un registro de los directores que piden la palabra en la discusión de cada tema. Será prerrogativa del presidente conceder la palabra según dicho listado; o excepcionalmente autorizar su interrupción en caso de que exista una moción de orden o bien un director pida la palabra para refutar a otro director y éste lo conceda; o excepcionalmente retirarle el uso de la palabra a un director que se extienda excesivamente o que falte al respeto a otros directores.

No puede confundirse una reunión de directorio con una reunión de directores. Solo existe una reunión de directorio cuando esta ha sido convocada formalmente y hay una mayoría de directores presentes. Así, una reunión de directorio puede convertirse en una reunión de directores, si un número suficiente de directores está ausente o se retira durante su transcurso. Una reunión de directores no tiene autoridad formal para tomar decisiones que comprometan a la sociedad.

En el transcurso de la reunión

Las reuniones de directorio se pueden conducir en forma espontánea o de una manera formal.

La conducción espontánea de las reuniones es posible (e incluso deseable) en aquellos directorios de compañías en que las relaciones entre los accionistas y entre los propios directores se mantienen en un grado de cordialidad, civilidad y constructividad compatibles con el affectio societatis que debería tener toda compañía. Se trata de entornos en los que el énfasis pasa por la discusión de los verdaderos problemas de fondo de la compañía – la estrategia, el agregado de valor, la rentabilidad, el desarrollo de la organización y sus recursos, en general el largo plazo. En dichos directorios el director puede actuar sin reservas y con la frescura que tenga su personalidad, en la medida en que se mantenga el respeto por los individuos y el cuerpo colegiado que conforma con sus colegas directores.

El deterioro de ese capital de confianza mutua que originó la sociedad aumenta el grado de formalidad en las deliberaciones de todos los órganos de gobierno de la empresa, empezando por la Asamblea de Accionistas y siguiendo por las reuniones del directorio.

En reuniones formales, el procedimiento de la reunión sigue cánones que podríamos llamar “parlamentarios”. Se debe mantener un estricto control sobre la constitución y el mantenimiento del quórum. Las mociones de orden son frecuentes para trabar o destrabar las deliberaciones según la conveniencia del o de los proponentes.

Las mociones deben ser formuladas con cuidado y enunciadas con la mayor claridad que sea posible. De dicho enunciado depende muchas veces en qué sentido se constituyen las mayorías que aprueban o rechazan las mociones. Las votaciones se registran de manera precisa contabilizando cuántos y quiénes votan a favor, en contra o se abstienen en cada moción presentada.

Aún a riesgo de caer en el promedio y el mínimo común denominador, un directorio constituido raramente funciona (ni hablar de que funcione bien) si existen elementos decididos a bloquear las discusiones racionales y una ágil toma de decisiones.

Por lo tanto, más allá de una cerrada defensa de intereses legítimos por parte y a favor de la persona del director o de grupos de accionistas representados en la reunión, el “common wealth” (es decir, el bienestar común) de los stakeholders de la empresa será mejor defendido, si los participantes de la reunión buscan en algún momento los puntos de acuerdo y de encuentro que le permitan a la empresa continuar su camino de desarrollo en un entorno de competencia cada vez más exacerbada.

Después de la reunión

Cada director debería repasar sus propias notas de la reunión y sacar las conclusiones adecuadas sobre el funcionamiento del directorio así como la calidad y el fondo de las decisiones tomadas allí.

Sería deseable que la minuta o el acta de la reunión circulen entre los directores con la mayor celeridad posible de manera de permitir el seguimiento de aquellos temas que quedaron pendientes y en manos de algún director específico. Cualquier discrepancia entre las notas personales y el texto propuesto por la presidencia o la secretaría debería ser explicitada por el director para permitir discernir cuál es la situación y el posible tratamiento a darle a dicha discrepancia.

Es recomendable también que cada director haga su propio análisis sobre el desempeño personal durante la reunión bajo los siguientes criterios:

¿Qué contribución hizo al funcionamiento armónico del directorio?
¿En qué grado contribuyó al debate desde sus competencias o su experiencia personal, únicas para este directorio?
¿Cómo defendió los intereses del conjunto de la sociedad por encima de los intereses personales y/o del grupo que representa?

Sólo con una introspección permanente y creativa podrá el director mejorar continuamente su performance personal y, a través de su contribución, la del directorio en su conjunto.